Selbstständige und Unternehmer, insbesondere Einzelunternehmer und Kleinunternehmer mit weniger als fünf Mitarbeitern, sind häufig Geschäftsführer, Assistentin und Buchhalter in einer Person. Es gibt oft nur wenige Mitarbeiter, so dass häufig zahlreiche Aufgabenbereiche in der Verantwortung des Inhabers bzw. des Gründers liegen.
Jedoch sollten Existenzgründer und Unternehmer, die ihr Business erfolgreich auf- und ausbauen möchten, grosse Sorgfalt auf ihre Büroorganisation, den Schriftverkehr und die Angebots- und Rechnungserstellung legen. Eine korrekte Angebotserstellung der Unternehmensleistungen bringt nicht nur neue Aufträge, sondern zählt auch als Visitenkarte für eine sorgfältige Arbeitsweise gegenüber dem potentiellen und den bisherigen Kunden.Bei der Zeit, die man hierfür aufwendet, ist es sinnvoll, sich mit Hilfe von Vorlagen diese alltägliche Arbeit so effizient und einfach als möglich zu machen. Hier bietet die EDV zahlreiche kosten- und zeitsparende Möglichkeiten zur Arbeitserleichterung, wie beispielsweise die Nutzung der Microsoft Office Programme MS Word und MS Excel.
Angebotsvorlage anfordern:
So einfach und schnell ist das zu bewerkstelligen:
- Angebot in der gewünschten Format Word oder Excel-Datei herunterladen
- Auf dem Firmen-PC gespeicherte Vorlage an Ihre Firma anpassen: Firmenlogo und Adresse, alle gleichbleibenden Texte
Szenario 1 aus dem Geschäftsalltag
Ein potentieller Neukunde ruft Sie an und möchte gerne ein Angebot über eine Leistung von Ihnen. Nun gibt es natürlich die Möglichkeit, ihm Auskunft und Preis per Telefon mitzuteilen. Doch ist das rechtssicher und vor allem – wissen Sie dies in einigen Tagen noch aus dem Gedächtnis, sollte der Kunde Sie beauftragen? Und was, wenn der Kunde einen anderen Preis notiert hat und es kommt im Nachgang zu Unstimmigkeiten?
Daher wählen Sie in einer solchen alltäglichen Geschäftssituation am besten immer den schriftlichen Weg und erstellen Ihrem Interessenten bzw. potentiellen Kunden ein rechtssicheres, schriftliches Angebot. Ein schriftliches Angebot bietet auch jedes Mal die Chance, Ihren Kunden von Ihrem Unternehmen, Ihren Produkten und Leistungen zu überzeugen. Durch Mustervorlagen, z. B. im Microsoft Word-Format, ersparen Sie sich Zeitaufwand, Ärger und Missverständnisse. Mit einem schriftlichen Angebot sind Sie in extremen Fällen wie Rechtsstreitigkeiten auch immer auf der sicheren Seite.
Ihre Mustervorlage für Angebote
Eine Mustervorlage für die Angebotserstellung mit allen relevanten Angaben, die ein rechtlich einwandfreies Angebot an Ihren Kunden beinhalten sollte, können Sie leicht in Ihrem Unternehmens – Corporate Design in Microsoft Word erstellen.
Als weiteren Vorteil haben Sie hier die Möglichkeit, Ihre Angebote mit fortlaufenden Nummern zu versehen, die Ihnen das Wiederfinden der Dokumente erleichtert.
Welche Inhalte gehören in Ihre Angebotsvorlage bzw. auf welche Punkte sollten Sie achten?
Sämtliche Pflichtangaben, die Ihr Angebot enthalten sollte, haben wir bereits in der beigefügten Vorlage notiert:
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers/des Kunden
- Firmenbezeichnung des Leistungserbringers/Ihre Firmenbezeichnung mit Adresse
- Das Datum der Angebotserstellung
- Die Angebots-Nr.
- Die Bezeichnung bzw. die Produktangabe sowie die Bezeichnung der Dienstleistung (bei einem Angebot über Dienstleistungen)
- Der Preis für die Ware bzw. die Dienstleistung
- Der Gesamtbetrag mit Ausweis der Mehrwertsteuer (Bitte beachten: Ab 1. Juli 2020 gilt der reduzierte Mehrwertsteuersatz)
- Die Gültigkeitsdauer des Angebots (dies bitte unbedingt beachten, da sich Ihre Einkaufspreise für Waren auch rasch ändern können. Üblich sind eine-zwei Wochen Angebotsgültigkeit)
- Die Bankverbindung des Leistungsempfängers/Ihre Bankverbindung
- Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungserbringers/Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Diese Vorlage können Sie kostenfrei nutzen und mit Ihren individuellen Firmendaten wie Adresse, Ansprechpartner, Angebots-Nr. und Firmenlogo versehen. Ihre Fimenbezeichnung mit allen Angaben übernehmen Sie am besten in die Fusszeile des Angebotes bzw. speichern diese als Vorlage für Ihren kompletten Schriftverkehr (Angebote, Rechnungen, Lieferscheine etc.).
Bitte beachten Sie für die Angebotserstellung folgendes:
Sollte eine oder mehrere dieser Angaben fehlen, kann das Angebot ungültig sein. Hier empfiehlt es sich also, sorgfältig und unter Einhaltung aller relevanten rechtlichen Rahmenbedingungen zu arbeiten, um Nachfragen und eventuelle Diskussionen Ihres Kunden im Nachgang zu vermeiden.