Wer durch die Erstellung eines Angebots erfolgreiche Preisverhandlungen starten will, muss hierfür schon im Vorfeld zur Abklärung der Details wichtige Tipps beachten. Angaben zum konkreten Leistungsumfang, Preisen und der Gültigkeitsdauer dürfen ebenso wie die Zahlungsbedingungen üblicherweise nicht fehlen. Zugleich bleiben passende und höfliche Formulierungen ein entscheidendes Erfolgsrezept.
Erstellung von passenden Angeboten mit schriftlicher Form als Erfolgsrezept
Wenn Unternehmer das Interesse von Kunden für die eigenen Waren oder Dienstleistungen gewonnen haben, beginnen die Angebotsverhandlungen in der Regel mit der Angebotserstellung. Dieser erste Schritt bleibt im weiteren Verlauf der Verhandlungen häufig der Schlüssel zum großen Erfolg. Theoretisch ist die Übermittlung eines Angebots auch telefonisch sowie persönlich im eigenen Firmengebäude oder während eines Außentermins möglich. Es ist aber oft davon abzuraten, sich dabei ausschließlich auf die mündliche Form zu verlassen. Durch die schriftliche Erstellung eines Angebots sind Missverständnisse und spätere Auseinandersetzungen mit fehlenden Beweisen vermeidbar.
Angebotsvorlage anfordern:
So einfach und schnell ist das zu bewerkstelligen:
- Angebot in der gewünschten Format Word oder Excel-Datei herunterladen
- Auf dem Firmen-PC gespeicherte Vorlage an Ihre Firma anpassen: Firmenlogo und Adresse, alle gleichbleibenden Texte
Rechtzeitige Abklärung von Details zur Art und dem Umfang der Leistungen
Es ist wichtig, die Eigenschaften eines Produkts oder die konkrete Art einer Dienstleistung vor der Angebotserstellung sehr genau zu definieren. Dadurch wird direkt klar, ob die Vorstellungen des Kunden mit den Grundideen und Möglichkeiten des Anbieters überhaupt vereinbar sind. Darüber hinaus ist es empfehlenswert, zunächst den gewünschten Leistungsumfang abzuklären. Somit lässt sich ermitteln, welche Kapazitäten für die Bewältigung eines potenziellen Auftrags zur Verfügung stehen. Mit diesen Informationen sind in den erstellten Angeboten beispielsweise präzisere Angaben zur voraussichtlichen Lieferung eines hergestellten Produkts oder dem Abschluss einer Dienstleistung möglich. Auch bei der Gestaltung des betriebsinternen Zeitkontingents profitiert ein Unternehmen hierdurch von mehr Planungssicherheit.
Exakte Zeitangaben erzeugen nach der Angebotserstellung einen verlässlichen Eindruck und vermeiden, dass im Hinblick auf Liefer- oder Servicetermine falsche Erwartungen geweckt werden. Negative Bewertungen und unangenehme Nachverhandlungen sind mit dieser Vorgehensweise unwahrscheinlicher. In Vorgesprächen ist es für die erfolgreiche Angebotserstellung außerdem sinnvoll, sich über außergewöhnliche Kundenwünsche zu informieren. Durch kleine Anpassungen der Angebote steigen dann die Chancen auf einen positiven Verhandlungsverlauf zumeist erheblich.
Vollständige Angaben zur Leistung und Preisen bei der Angebotserstellung
Auch wenn ein Unternehmer aus rechtlicher Sicht nur wenige Informationen in einem Angebot zwingend nennen muss, lohnt sich die Zusammenstellung von möglichst umfangreichen und vollständigen Angaben. Grundsätzlich bleibt eine genaue Benennung aller relevanten Leistungen im Verlauf der Angebotserstellung eigentlich unverzichtbar. Zugleich sind Mengenangaben oder vergleichbare Details zum Leistungsumfang sehr wichtig. Dabei handelt es sich zum Beispiel um Stückzahlen von einzelnen Produkten oder den zeitlichen Umfang einer bestimmten Dienstleistung.
Der Preis muss aus einem sinnvollen Angebot natürlich ebenfalls hervorgehen. Neben dem Gesamtpreis ist die Angabe der Einzelpreise bei unterschiedlichen Leistungen entscheidend. Durch eine übersichtliche Preisdarstellung geben Anbieter einem Kunden die Möglichkeit, sich aus einem Angebot ihre Wunschbestellung zusammenzustellen. Fällige Steuersätze dürfen für einen vollständigen und gründlichen Überblick zur Preisgestaltung genauso nicht fehlen.
Neben den eigentlichen Leistungen werden eventuelle Zusatzkosten bei der Angebotserstellung genauso berücksichtigt. Dazu zählen beispielsweise Versands- und Anfahrtskosten oder Spesen. Wer Kunden mit Schnäppchen begeistern möchte, nutzt zur Erstellung eines Angebots wiederum häufig Rabatte. Ein Nachlass für überdurchschnittliche Bestellmengen oder Neukunden bietet potenziellen Käufern einen zusätzlichen Anreiz, der die Chancen auf Erfolg bei den Preisverhandlungen deutlich steigert.
Nennung von Gültigkeitsdauer und Zahlungsbedingungen beim Start in erfolgreiche Angebotsverhandlungen
Zudem ist die Erwähnung einer Gültigkeitsdauer während der Angebotserstellung äußerst sinnvoll. Denn es ist für Unternehmen kaum möglich, eine Leistung dauerhaft mit einem bestimmten Preis zu garantieren. Nach einem Jahr sind in vielen Branchen erhebliche Veränderungen denkbar. Preiserhöhungen bleiben dann möglicherweise unter anderem wegen erhöhter Rohstoffkosten, Steuern oder sonstigen Abgaben unvermeidbar. Mit einer begrenzten Gültigkeit vermeiden sorgfältige Firmen, dass Kunden sich noch nach Jahren in Verhandlungen auf alte Angebote berufen.
Andererseits ergibt es durchaus Sinn, den Interessenten einen gewissen Spielraum für die Annahme des erstellten Angebots zu geben. Denn ein unnötiger Zeitdruck wirkt auf potenzielle Kunden häufig abschreckend und beendet die Angebotsverhandlungen somit frühzeitig. Daher muss jeder Betrieb die Eigenheiten von Branchen, Standorten und wirtschaftlichen Entwicklungen beachten, um Angebote mit der richtigen Balance zwischen Risiko und zeitlichem Spielraum zu finden. Die Nennung des Datums am Tag der Angebotserstellung ist besonders wichtig, insofern ein Zeitraum von einigen Wochen oder Monaten ohne eine präzisere Datumsangabe als Frist genannt wird.
Bedingungen zur Zahlung dürfen bei der Erstellung eines verlässlichen Angebots normalerweise ebenfalls nicht vergessen werden. Kunden wollen wissen, wann der komplette Rechnungsbetrag oder Raten fällig sind. Teilweise bleiben diese Informationen sogar unentbehrlich, weil ein Käufer mit sehr knappen Finanzmitteln kalkuliert. Wenn Unternehmen die Zahlungsbedingungen bereits bei der Angebotserstellung berücksichtigen, kommt es im Anschluss an erfolgreiche Angebotsverhandlungen seltener zu verspäteten Zahlungseingängen oder sonstigen Zahlungsschwierigkeiten.
Guter Eindruck durch Höflichkeit mit direkter Anrede und Dankbarkeit
Höfliche und angemessene Formulieren mit einem guten Eindruck sind natürlich ebenfalls eine wichtige Voraussetzung für die Erstellung eines Angebots, das erfolgreiche Angebotsverhandlungen startet. Es ist ratsam, potenzielle Kunden direkt mit einem Namen anzusprechen und keine allgemeine Anrede-Formulierung zu verwenden. Außerdem steigen die Erfolgschancen der Angebote, sobald der Anbieter sich in der Einleitung direkt für eine Anfrage bedankt.